Peranan Event Organiser Dalam Suksesnya Event

Dalam suatu percakan sore hari di suatu cafe, rudi dan temen-teman keliatan asik sedang mngobrolkan sesuatu.... setelah saya datang saya ternyata mereka membahas Pertunjukan musik yang minggu kemaren yang mereka anggap gagal, dan membicarakan event launching produck yang baru saja mereka tonton yang menurut mereka sangat luar biasa.

Kesuksesan suatu event tentunya adalah tujuan dari sebuah event diselenggarakan. Penonton akan memuji jika event yang ditontonnya sangat menarik akan tetapi akan sebaliknya akan mencemooh habis jika Event yang ditonton sangat tidak menarik. Sukses maupun gagalnya suatu event tentunya banyak faktor yang menentukan. Suatu event dipersipakan melalui proses yang cukup panjang dan rumit. Disinilah peran dari Event Organiser untuk mempersiapakan event yang akan diselenggarakan atas permintaaan clean.
Untuk memproduksi sebuah event tentunya akan ditentukan Tujuan dan Target yang akan di capai. Masing-masing Event mempunyai tujaan dan Target yang berbeda-beda salah satu contoh target dari Event Rokok tentunya akan berbeda dengan target event oleh produk obat. Tujuan dan Target biasanya sudah ditentukan dari Cleant sehingga event Organiser tinggal membuat suatu konsep Event yang benar-benar pas.
Dalam pembuatan Konsep Event, dituntut kreatifitas yang tinggi dari seorang creatif event dari suatu Event Organiser. Creatif event biasanya akan bekerja secara tiem melalui diskusi dan analisa-analisa yang akhirnya tercipta suatu konsep Event yang akan diselenggarakan. Beberapa Konsep bisa langsung diterima oleh cleant akan tetapi adapula beberapa konsep yang harus di refisi bahkan ditolak sama sekali. Disinilah kualitas dari sebuah Event Orgiser bisa dilihat, terobosan-terobosan, konsep-konsep yang menraik akan lahir dari kerjasama tiem kreatif yang solid.
Setelah tercipta Konsep ditentukan Lokasi adapun dasar dari Penentuan Lokasi adalah : Memilih Lokasi pelaksannaan haruslah lokasi yang terbaik dan sesuai dengan konsep acara. Dengan Tujuan untuk memposisikan dari produck/clean disamping itu dengan lokasi yang terbaik akan menentukan kualitas pelayanan maupun fasiltas terbaik. Memperhatikan Kapasitas yang disesuikan dengan target pengunjung agar pengunjung dapat dengan nyaman mengikuti acara. Lokasi haruslah memiliki sarana dan prasarana yang memadai seperti, Rest Room yang bersih.
Untuk penentuan Waktu hendaknya memlilih waktu yang bener-bener pas/tepat sesui dengan target pengunjung. Pertimbagkan pula kondisi makro ( Kemanan, Politik maupun kondisi alam ).
Langkah selanjutnya adalah Penentuan Pengisi Acara dan Pendukung Acara, adapaun dasar dari penentuan acara adalah :

• Artis Utama yang harus diperhatikan adalah adalah artis yang lagi populer atau top sehingga menciptakan kesan positif. Artis harus memiliki kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik denga para audience, berkomitmen untuk mensukseskan acara dan dapat menjadi duta produk yang baik selama event berlangsung didalam menyampaikan pesan-pesan yang diperlukan kepada pengunjung. Kesalahan dalam memilih Artis akan mengakibatkan turunnya kualitas acara dan secara tidak langsung dapat menurunkan image produk/Clean dari Event Organiser.
• Professional MC, termasuk bagian penting suksesnya acara untuk menjaga sistematika run down acara, adapun kriteria MC adalah Mampu berinteraksi aktif dengan audience secara aktif dengan tetap menghargai budaya, norma dan kebiasaaan daerah dimana event itu diselenggarakan.
• Equipment/Perlengkapan Acara : Untuk hasil terbaik tentunya perlengkapan dipilih dengan kualitas yang baik dan vendor yang mempunyai kridibiltas cukup baik. Lighting : sesuikan dengan kebutuhan sehingga tercipta efek lighting yang bagus.Sound and Audiovisual : Dengan kulitas yang baik akan menghasilkan suara maupun gambar yang berkualitas dan tidak akan timbul noise level of decibels (dBA).
  

Setelah Pengisi acara sudah ditentukan maka langkah selanjutnya ádalah Penentuan Media Promosi, mempromosikan acara ini dengan menggunakan media akan terdapat kemungkinan perluasan eksposure atas target. Penetuan Media Plan harus sesuai dengan Target Pengunjung. Analisa Media sangat penting agar promosi yang dilakukan benar-benar mengenai sasaran. Banyak hal Media yang dapat dipakai diantaranya media cetak (Leaflet,Poster), elektronik(Radio,TV), Out door (spanduk,Bilboard), IT (Internet,SMS) Dll, hendaknya benar-benar dianalisa efektifitasnya. Tiem Creatif dari Departement Promosi membuat konsep-konsep desiugn yang menarik dan pas.
Setelah semua sudah dipersiapkan maka tiba pada Pelaksanaan/Eksekusi dari event organiser akan membuat tiem untuk melaksanakan acara yang telah disepakati antara EO dan Cleant. Event Organiser membagi Job discrition dari tiem yang dibentuk diantaranya.

• Legal Manajer : Bertanggung Jawab terhadap Perizinan dan Keamanan. Bagian legal akan mengurus perizinan untuk pelaksanaan acara, disamping itu dia juga akan bertugas di bagaian keamanan di dalam pelaksanaan acara. Bagian ini akan terkait dengan instnasi-intansi pemerintahan terkait.
• Distribusi : Bagian Distribusi bertanggung jawab terhadap Ticket. Dibagian ini akan mendistribusikan Undangan sesui dengan lokasi ticket box dan menarik kembali sesui dengan batas waktu yang telah ditentukan.
• Show manager bertanggung jawab tehadap hal-hal yang berkaitan dengan performer yaitu: Mengatur jadwal GR (Gladi Resik) sebelum acara dimulai, yang melibatkan seluruh mendukung acara sehingga terjadi koordinasi yang baik selama acara/event berlangsung dan juga dapat mengidentifikasi masalah yang timbul seputar Entertainment sebelum acara dimulai. Menjaga tingkah laku, ucapan dan penampilan artis pada saat penampilan (Taking control the Behavior problems). Manjaga kelancaran pelaksanaan acara ( Randown Acara )
• Show manajer mempunyai tiem yaitu : 1) Stage Manajer berfungsi mengatur sirkulasi pendukung acara di stage. Mengatur kerapihan stage seperti yang dibuat di GR. 2) Leader Officer-Talend Team berfungsi mengatur/kontrol waktu seluruh seluruh pengisi acara. Menyiapkan ruang ganti, makanan, dan keperluan pendukung acara. 3) Tim Artistik berfungsi Memonitor pakain serta yang dikenankan seluruh pendukung acara apakah sesuai dengan brief atau tidak.
• Production Manajer bertanggung jawab terhadap Equipment/perlengkapan acara baik dari pemesanan memasangan sampai dengan pelaksanaan. Produktion Manajer akan membuat tim kembali untuk penanganan Lihgting,Sound,Audio Visual, perlengakapan Band dan perlengkapan-perlengkapan lain-lain. Adapun tiem dari Production adalah Lightingman bertugas mengatur Lighting, Soundman bertugas mengatur Sound system dan perlengkapan band, Visualman bertugas mengatur tayangan Visual.
• Umum : Bagian umum terbagi ke seksi Konsumsi dimana seksi konsumsi akan mempersiapak seluruh konsumsi dari Pendukung acara serta yang lain. Seksi Transportasi dan akomodasi yang bertugas mengurusi transportasi serta akomodasi yang diperlukan. serta seksi pembantu umu yang siap membantu dari semua tiem.

Dalam suatu event organiser semua tim akan dipinpin oleh Projeck Manajer. Semua tiem akan bekerja dalam sutu tiem Work yang yang profesional dan bertanggung jawab pada tugas masing-masing sehinggga semua akan berjalan sesui dengan yang telah ditetapkan. Yang pada akhirnya Event dapat di Nalai Sukses.
Penulis : Agus T. ( Visual Image Event Organiser ) di Media Mingguan JITU